一、 國立聯合大學意見信箱處理流程：
(一) 填寫反映問題及聯絡資訊，並完成信箱驗證。
(二) 系統自動產生案件編號，並 email 通知反映人及秘書室分辦。
(三) 權責一級單位分派作業。
(四) 權責單位處理意見。
(五) email 回覆處理結果。
二、 為暢通意見溝通管道，歡迎使用本校意見反映處理系統，使用前請先詳閱以下提醒事項：
(一) 為有效處理、聯繫及回覆建言，請臺端留下姓名、e-mail 信箱及聯絡電話，以方便案件處理回覆，本校亦將善盡個人資訊保密義務。
(二) 臺端於本系統送出意見後，系統將自動發送「電子郵件驗證信」至您所填寫之電子郵件信箱，惠請臺端於 10 分鐘內點選「驗證連接」，完成認證之意見案件，將逕行登錄於系統，分送承辦權責單位依限處理回覆。
(三) 權責單位於收到案件後，將於 5 個工作天內處理回覆，逾期未回覆者，秘書室將追蹤業管單位儘速回覆處理情形。
(四) 為有效運用行政資源，迅速回覆反映意見，以下情況將不予處理：
- 與本校校務無關事項、惡意攻訐謾罵，及散播網路流傳不實訊息等；如信件內容涉及違反 法律規定者，須自負法律責任。
- 依「行政院及所屬各機關處理人民陳情案件要點」第 14 點規定，人民陳情案件有下列情 形之一者，得不予處理：
(1) 無具體內容或未具真實姓名或聯絡方式者。
(2) 同一事由，經予適當處理，並已明確答覆後，而仍一再陳情者。
(3) 非反映事項之主管機關，接獲反映人以同一事由已分向各主管機關陳情者。
三、 如臺端想瞭解提出之意見是否已有類似案件，可先至「FAQ 意見集（點此開啟）」，透過關鍵字或單位別可 查詢結案案件，點選【檢視】可看到反映意見及回覆內容，歡迎多加使用。
四、 在此特別提醒您，如為冒用他人名義、內容不實、文字不雅或偽造文書之案件，經查證簽請單位主管核定後，本校將不予受理，逕行撤案。又倘若因冒用他人名義、內容不實或偽造文書，損及他人名譽及權利者，將依反映人身分別移請學務處、人事室協助瞭解妥處，校外人士部分將協助當事人循司法途徑辦理。
五、 個人資料保護法告知義務：
(一) 蒐集之目的：供承辦權責單位之回覆管道及統計分析相關業務，需蒐集您的個人資料。
(二) 蒐集之個人資料類別：姓名、身分別、電子郵件信箱、聯絡電話。
(三) 在未經您同意的情況下，本系統不會任意將您的個人資料提供他人使用；惟若涉及其他單位權責，基於法定職掌與專業分工，須視情況轉請該單位處理，您的個人基本資料(如姓名、聯絡電話、電子郵件等)，亦將隨同意見反映內容一併轉知。
(四) 臺端於填寫本系統時，即表示同意提供相關個人資料。若臺端拒絕提供相關個人資料，本校將無法受理臺端之反映意見，特予說明。